Che ruolo ha oggi la Robotic Process Automation nelle aziende italiane? Se lo chiede l’Osservatorio Digital Innovation che analizza la situazione delle grande, piccole e medie aziende. Oggi per le organizzazioni sono disponibili soluzioni sempre più sofisticate in grado di automatizzare interi processi complessi, completamente ripensabili attraverso la collaborazione uomo – macchina. E le aziende italiane stanno cogliendo questa opportunità. Già il 40% delle grandi imprese del nostro Paese utilizza sistemi di Robotic Process Automation (RPA), tecnologie che automatizzano compiti ripetitivi attraverso software robot o “bot”.
Dove si colloca l’Italia
Un dato che ci posiziona al terzo posto tra i principali Paesi europei (analizzando anche Spagna, Germania, Francia e Regno Unito), subito dietro Regno Unito (48%) e Germania (41%). Molto diffuse anche soluzioni di workflow automation (56%), che eliminano attività manuali e ripetitive tramite software che consentono di gestire e monitorare i processi. Mentre sono più rare quelle di process mining, la tecnica che utilizza i log degli eventi per migliorare la comprensione e l’efficienza dei processi. Oppure quelle di process intelligence, che analizzano dati storici e in tempo reale per identificare inefficienze, ottimizzare le attività e migliorare la produttività (38%).
Robotic Process Automation: come si posiziona nelle aziende
Se si analizzano però le soluzioni di Intelligent Process Automation, le più avanzate in cui per l’automazione dei processi è utilizzata l’AI, queste oggi sono utilizzate solo dal 23% delle grandi aziende italiane. E l’Italia è all’ultimo posto tra gli stati europei analizzati, ben distante dal Regno Unito (32%), ma dietro anche a Spagna (26%), Germania (26%) e Francia (25%). I principali settori in cui sono diffuse queste tecnologie sono finanza, servizi alle imprese, utility, telco e manufacturing. Le soluzioni più diffuse sono l’Intelligent Document Processing, che permette di aumentare la flessibilità delle soluzioni RPA estraendo informazioni da dati non strutturati. Poi l’RPA conversazionale e le logiche decisionali intelligenti.
Intelligent Automation: conoscere i processi per ripensarli
Sono alcuni risultati della ricerca dell’Osservatorio Intelligent Business Process Automation della School of Management del Politecnico di Milano, presentata al convegno “Intelligent Automation: conoscere i processi per ripensarli”. Uno degli oltre 50 differenti filoni di ricerca degli Osservatori Digital Innovation della POLIMI School of Management che affrontano tutti i temi chiave dell’Innovazione Digitale nelle imprese e nella Pubblica Amministrazione.
Governare le trasformazioni
Giovanni Miragliotta, Responsabile Scientifico dell’Osservatorio Intelligent Business Process Automation
Nell’automazione dei processi aziendali oggi la sfida principale per le aziende sta nella capacità di governare la trasformazione in atto. Bisogna navigare in un’offerta tecnologica in velocissima evoluzione, evitando l’esplosione della complessità e dei costi. Bisogna poi identificare correttamente i processi in cui le opportunità offerte dall’Intelligenza Artificiale possono portare valore. Laddove necessario, approfittare dell’automazione per migliorare e snellire processi e workflow. Infine, vi è un cambio culturale, la Process Automation non è una tematica unicamente IT. Democratizzare lo sviluppo mantenendo il governo delle iniziative è necessario per evitare di creare colli di bottiglia e nuove inefficienze.
Robotic Process Automation, un tema tutto nuovo, ma anche no
Irene Di Deo, Direttrice dell’Osservatorio Intelligent Business Process Automation
Anche se la Process Automation non è una tematica nuova di per sé, sono una minoranza le aziende pronte ad introdurre nei propri processi le tecnologie più innovative. Bisogna aver già lavorato sulle componenti abilitanti, sia tecnologiche come la digitalizzazione di base e l’interoperabilità di dati e sistemi, sia culturali. L’automazione dei processi non può essere vista come una mera sostituzione del lavoro umano.
Ma come un’opportunità per comprendere le leve di creazione di valore per i clienti e le competenze e qualità irrinunciabili delle persone. Per questo, il titolo della ricerca di quest’anno pone l’accento sulla necessità di conoscere i propri processi, specifici di ogni realtà aziendale.
L’adozione della Business Process Automation
Complessivamente, il 51% delle grandi aziende italiane utilizza la Business Process Automation, con un qualche approccio tecnologico. Tra quelle che hanno avviato almeno una sperimentazione, il 58% ha attivato casi d’uso trasversalmente su diversi dipartimenti e processi. Soltanto l’8% ritiene di aver implementato la Process Automation su larga scala. Tra queste, ci sono quasi esclusivamente grandissime realtà multinazionali. La Process Automation tradizionale è utilizzata nel 76% dei casi in area amministrazione, finanza e controllo, seguono le aree Operations (65%) e Acquisti (61%).
Dove viene applicata
Guardando invece all’Intelligent Process Automation, tra le aziende che l’hanno già introdotta, l’area aziendale più citata è il customer service (28%). In quest’ambito, la gestione delle richieste dei clienti spesso implica il reperimento di dati, il compimento di specifiche azioni e una risposta quanto più fluida e rapida possibile: qui sia soluzioni di RPA Conversazionale sia soluzioni che introducono logiche decisionali intelligenti possono portare grandi benefici. Seguono come adozione Operations (22%) e Amministrazione, Finanza e Controllo (18%).
Profili e competenze
Per quanto riguarda le scelte organizzative, tra le grandi aziende che hanno avviato almeno una sperimentazione di automazione dei processi, solo il 17% si appoggia esclusivamente all’esterno. Mentre il 43% ha definito figure di riferimento interne e un ulteriore 40% ha un vero e proprio team dedicato. Il 54% delle organizzazioni ha attivato programmi di formazione su competenze tecniche e/o di analisi dei processi per espandere la platea di persone coinvolte, ma a dedicarsi all’automazione ci sono principalmente esperti IT. Tra chi ha professionisti interni, in un’azienda su due sono presenti esperti di analisi e di ottimizzazione dei processi, mentre è più limitata la presenza di Data Scientist o esperti verticali, come specialisti di User Experience o di Robotic Process Automation.
Il ruolo oggi della Robotic Process Automation
Il 74% delle aziende ha implementato un sistema di monitoraggio dei benefici raggiunti. Le metriche più utilizzate sono riduzione dei costi operativi tramite risparmio di tempo su attività manuali (62%), miglioramento della qualità dei processi (48%) e tempi di ciclo più rapidi e quindi riduzione dei tempi di completamento (45%). Tra le aziende già attive in ambito Process Automation tradizionale, il 45% vuole introdurre competenze di Intelligenza Artificiale nei prossimi 12 mesi. Quelle che invece si sono già mosse in ambito Intelligent Process Automation vogliono ampliare il numero di processi automatizzati (62%) e integrare sempre di più sia l’AI sia la Process Intelligence (47%). Un campanello d’allarme viene dalla scarsa attenzione posta sulla formazione.
La situazione delle PMI
Le piccole e medie imprese mostrano una scarsa adozione di tecnologie di Process Automation, sia tradizionale sia intelligente. Solo il 9% dichiara di utilizzare soluzioni di Robotic Process Automation. In meno dell’1% dei casi sono state attivate sperimentazioni di utilizzo dell’AI per l’automazione. Il mercato è però in una fase di cambiamento, che fa ben sperare. Già negli scorsi anni sono nate soluzioni pensate anche per le esigenze delle PMI e sempre di più le evoluzioni tecnologiche permetteranno di semplificare la creazione di piccole automazioni. Riducendo i costi associati e le competenze necessarie per lo sviluppo.
L’offerta delle startup
Nell’offerta di soluzioni di Process Automation le startup potranno avere un ruolo determinante, se riusciranno a tradurre le opportunità offerte dai modelli di AI e Generative AI in applicazioni concrete. Sono state censite a livello internazionale 312 startup che propongono soluzioni con forti capacità di Artificial Intelligence con finalità di automazione, capaci di raccogliere complessivamente 2,3 miliardi di dollari. Con un finanziamento medio di quasi 9 milioni di dollari. Ancor più che singole applicazioni verticali di particolare interesse per gli investitori risultano quelle startup che offrono soluzioni di sviluppo, orchestrazione e monitoraggio degli agenti, abilitando un nuovo modo di fare automazione dei processi, capaci di raccogliere il 52% dei finanziamenti totali.
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