Printing e MPS: come cambia l’offerta tra AI e sostenibilità

La modernizzazione del posto di lavoro tramite la trasformazione tecnologica può migliorare la resilienza, l’efficienza e l’esperienza di dipendenti e clienti, oltre a favorire la sostenibilità e l’economia circolare. Oggi è strategico ridurre il debito tecnico, ossia le inefficienze e gli sprechi associati a risorse tecnologiche obsolete. In termini di infrastruttura di printing, questo significa ridurre il consumo energetico e gli sprechi, migliorando la longevità dei dispositivi. E la sfida è particolarmente rilevante per l’industria della stampa, che deve comprendere come supportare i clienti nella modernizzazione con tecnologie digitali avanzate. E in questo i partner e i provider di servizi di stampa gestiti (MPS) svolgono un ruolo cruciale.

La fotografia del canale di stampa

Il canale del printing ha affrontato un periodo di significativi sconvolgimenti. Tuttavia, le aziende che hanno perseverato hanno la possibilità di costruire la base per un successo a lungo termine. Questo però richiede un cambiamento strategico, allontanandosi dalle vendite transazionali basate sull’hardware e dai semplici servizi di stampa gestiti. È invece necessario che canale riesca a concentrarsi sull’offerta di servizi di consulenza a valore aggiunto. L’adozione del cloud ha già mostrato un chiaro potenziale per il canale e continuare a investire nella costruzione di proposte orientate al cloud può essere una scelta vincente.

Lo conferma il sondaggio Print Channel Study 2024 di Quocirca, secondo il quale il 65% delle aziende del canale printing prevede un aumento dei ricavi nel prossimo anno, con una crescita media del 7%. Nonostante un calo previsto dei volumi di stampa del 6,25%, il canale vede opportunità in soluzioni cloud, automazione e sostenibilità.

Sul versante dei clienti, l’indagine Print Security Landscape 2024 in cui Quocirca ha coinvolto 500 responsabili IT europei e statunitensi, ha portato a constatare che il 48% delle organizzazioni che utilizzano MPS ha implementato una piattaforma di gestione della stampa nel cloud, con un ulteriore 39% che prevede di farlo nel prossimo anno. Tuttavia, nonostante questo spostamento verso il cloud, solo il 13% afferma di dare priorità alla riduzione o all’eliminazione dei printing server. Questo suggerisce una mancanza di consapevolezza dei vantaggi della stampa senza server, nonché un requisito per molte organizzazioni di continuare a operare con un’infrastruttura di printing on-premise.

La diversificazione verso nuovi settori di business rimane una sfida principale per il 48% degli intervistati. Quocirca osserva che l’integrazione dell’IA nei processi interni, come l’analisi dei dati, il marketing e la previsione dei problemi, rappresenta una strategia chiave per il successo.

Transizione verso servizi basati sulla consulenza

Quocirca afferma che, per garantire il successo a lungo termine, il canale del printing deve evolvere dalle vendite transazionali a modelli di business consulenziali, offrendo soluzioni che generano ricavi continuativi e valore sostenuto per i clienti. La diversificazione, necessaria per questa transizione, “richiede audacia e innovazione”. Molti rivenditori stanno esplorando nuove alternative ai modelli di revenue tradizionali, con fusioni, acquisizioni e collaborazioni strategiche che giocano un ruolo strategico per acquisire nuove tecnologie, competenze e specializzazioni.

Il recente consolidamento nel mercato, contraddistinto dalle joint venture tra Ricoh e Toshiba, così come tra FujiFilm e Konica Minolta, sottolinea l’imprevedibilità prevalente nel settore della stampa. Mentre fusioni e acquisizioni sono in discussione tra alcune realtà del canale, la vera disgregazione del mercato dovrebbe derivare da collaborazioni strategiche nell’area dei servizi IT in rapida espansione, come la cybersecurity, l’IA e il cloud computing.

Il canale mostra un cauto ottimismo, ma è evidente che le aziende del canale necessitano di ulteriore supporto da parte dei fornitori per sbloccare nuovi flussi di entrate e assicurarsi un vantaggio competitivo in un mercato in una crescente fase di consolidamento.

La sostenibilità è diventata un fattore critico per chi opera nel mondo del printing: due terzi degli intervistati da Quocirca rilevano un forte interesse dei clienti per prodotti e servizi sostenibili. Molte aziende richiedono maggiori informazioni sull’impatto del ciclo di vita dei prodotti e consigli su come risparmiare energia nelle loro flotte di stampa. L’automazione dei processi, i servizi di cloud printing e le soluzioni di sicurezza della stampa sono visti come servizi chiave per soddisfare le nuove esigenze di sostenibilità.

Elaborazione intelligente dei documenti, una forza trainante

Quocirca ha rilevato che l’elaborazione intelligente dei documenti (Intelligent document processing – IDP) sta emergendo come una forza trainante nell’automazione dei flussi di lavoro aziendali, facilitando la gestione e la sicurezza di diversi formati di documenti. Secondo il rapporto Intelligent Document Processing: Capturing the Opportunity, il 63% delle organizzazioni prevede di aumentare i propri investimenti in IDP nel prossimo anno, con un’adozione particolarmente alta nei settori dei servizi aziendali, professionali e finanziari.

L’IDP utilizza tecnologie avanzate come l’IA, il machine learning, il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e l’elaborazione del linguaggio naturale (NLP) per automatizzare la gestione di dati strutturati, semi-strutturati e non strutturati. Questo approccio riduce l’intervento manuale, migliorando l’efficienza operativa e l’accuratezza dei processi, supportando al contempo la conformità normativa e la mitigazione dei rischi. L’integrazione dell’IDP con la Robotic Process Automatition (RPA) può ulteriormente migliorare l’automazione, avviando azioni basate sui risultati dell’analisi dei documenti.

La digitalizzazione è vista anche come un mezzo per ridurre l’impatto ambientale, con il 31% delle grandi imprese che considera la sostenibilità un obiettivo prioritario. L’IDP consente una gestione dei documenti paperless, automatizzando i processi e archiviando le informazioni digitalmente, riducendo così l’uso di carta e altri materiali. Inoltre, l’IDP può aiutare le aziende a monitorare e migliorare la propria impronta ecologica, per esempio, analizzando i consumi energetici per individuare e correggere inefficienze.

Da fornitori a consulenti di fiducia

Il mercato dell’IDP è caratterizzato da un’ampia gamma di fornitori e soluzioni, che spaziano da prodotti specifici a piattaforme complete e soluzioni verticali. I partner di canale che adottano l’IDP possono diventare consulenti di fiducia per le aziende, offrendo servizi di implementazione, integrazione con flussi di lavoro esistenti, personalizzazione delle soluzioni e supporto continuo. Tuttavia, devono affrontare sfide significative, tra cui l’integrazione con l’infrastruttura IT esistente e la gestione delle questioni relative alla privacy dei dati. È fondamentale che i partner restino aggiornati sulle normative e offrano soluzioni conformi agli standard richiesti.

Non va poi dimenticato che i costi, la sostenibilità e la sicurezza sono le principali sfide nella gestione delle attività di printing. Infatti, il 37% dei responsabili IT intervistati da Quocirca riferisce che il controllo dei costi è la principale preoccupazione, seguito dal costo di acquisto e manutenzione dei server di stampa (32%) e dalla riduzione dell’impatto ambientale (31%). Le organizzazioni più grandi sono più propense a considerare la riduzione dell’impatto ambientale una sfida chiave (34%), così come la sicurezza della stampa a casa (23%).

Opportunità per gli MPS

Gli MPS hanno l’importante opportunità di sfruttare la grande quantità di dati generata dalle stampanti multifunzione (MFP) in modo da offrire valore strategico ai loro clienti e ottenere un vantaggio competitivo. Attraverso piattaforme di analisi sofisticate possono fornire ai clienti completi approfondimenti su vari aspetti operativi, inclusi l’efficienza dei dispositivi, le metriche di servizio, i modelli di utilizzo per la stampa e la scansione, le prestazioni ambientali e la sicurezza complessiva della flotta.
La sicurezza e la conformità sono due driver dell’interesse per le analisi che garantiscono la sicurezza dei documenti e dei dispositivi. Le analisi di monitoraggio forniscono poi informazioni sull’uso e sulla salute del dispositivo, con l’integrazione nei SIEM che assicurano che i dispositivi siano gestiti all’interno della strategia di sicurezza complessiva dell’organizzazione.

Le analisi del contenuto che scansionano i documenti alla ricerca di dati sensibili prima della stampa possono essere integrate in soluzioni basate su regole che limitano la stampa di documenti sensibili agli utenti autorizzati. Allo stesso modo, analizzare il contenuto dei documenti scansionati consente di impostare automaticamente i livelli di protezione quando i dati entrano nel sistema informativo del cliente.

La competenza in materia di cybersecurity è il requisito principale quando le organizzazioni scelgono un fornitore di MPS. Complessivamente, il 45% degli intervistati lo ritiene molto importante. Oltre un terzo (36%, rispetto al 32% nel 2023) è molto soddisfatto delle capacità di sicurezza del proprio fornitore di stampa. Coloro che utilizzano un MPS mostrano livelli di soddisfazione molto più alti (il 43% è molto soddisfatto) rispetto a chi non utilizza attualmente un MPS o non ha piani per farlo (23%).
Secondo le stime di Quocirca, due terzi dei clienti ritengono poi importante che i fornitori di stampa li aiutino a misurare l’impatto ambientale delle attività di printing. Ciò può essere realizzato attraverso una serie di attività sui dispositivi e politiche, dalle soluzioni di gestione della stampa che impongono pratiche di risparmio di carta ed energia al monitoraggio del consumo energetico e al dispiegamento automatico di modalità di risparmio energetico.

MPS sempre più data-driven

Adottando le analisi dei dati, i fornitori di MPS possono trasformare le loro offerte e posizionarsi come partner strategici. Il passaggio da modelli di servizio reattivi a ottimizzazioni proattive favorisce relazioni più solide con i clienti e apre le porte a flussi di entrate ricorrenti derivanti dai servizi basati su analisi. Il tutto assicurando i più elevati livelli di cybersecurity.