Logitech rivela la strategia per eliminare down time delle sale riunioni e come massimizzare l’efficienza delle infrastrutture, risparmiando tempo e denaro.
L’inattività della dotazione tecnologica delle sale riunioni ha un impatto sulla produttività, sui costi di ripristino e sulla soddisfazione dei dipendenti. Il brand identifica tre possibili strategie di risposta, dall’affidamento (quasi) esclusivo sull’IT interno al servizio dedicato Logitech Select.
Nell’era del lavoro ibrido, le riunioni sono il principale motivo per cui le persone vanno in ufficio. Le sale devono essere sempre attive e funzionanti, e devono integrare un corredo tecnologico adatto a rendere fluida ed efficace la collaborazione all’interno dei team. L’uptime dei sistemi che abilitano le sale riunioni moderne è dunque essenziale: tutti gli strumenti, dai sistemi di videoconferenza a quelli di gestione dei meeting ibridi devono funzionare al meglio e in modo continuativo; in caso contrario, si deve fare i conti con una riduzione della produttività e tanto stress evitabile.
Nel White Paper “Il vero costo dei tempi di inattività nelle riunioni”, l’azienda affronta la tematica del costo del downtime delle sale riunioni e suggerisce strategie di prevenzione e di risposta che non necessariamente poggiano sull’IT interno, notoriamente stracolmo di responsabilità e di task da gestire all’istante.
Impatto importante su costi e produttività
A prescindere dalla causa, quando il corredo tecnologico delle sale riunioni smette di funzionare, l’impatto sui costi è serio. Vanno messi in conto una riduzione di produttività e di ricavi, dei costi di ripristino delle apparecchiature, nonché un impatto importante sulla soddisfazione e l’engagement dei dipendenti, da cui dipende a sua volta la produttività. L’obiettivo è quello di minimizzare l’MTTR, ovvero il tempo medio di risoluzione degli incidenti: in molti casi, la responsabilità ricade sull’IT dell’azienda, che oltre ad essere oberato è anche considerato (spesso, a torto) la causa del problema.
Affidarsi all’IT e all’assistenza
Logitech affronta tutte le possibili strategie di risposta, sottolineando per ognuna i suoi punti di forza ma anche le debolezze, così da permettere alle aziende di fare una scelta consapevole. La prima ipotesi è quella già menzionata, ovvero affidare la responsabilità all’IT e all’assistenza standard di Logitech, una soluzione che permette all’azienda di personalizzare al massimo il servizio che offre agli utenti interni (con metriche e indicatori ad hoc) e di avere risorse disponibili per risolvere i problemi, con possibilità di escalation sul supporto Logitech. Questo significa però incorrere in limiti di scalabilità del team (che non può crescere in modo indefinito) e nella necessità di sviluppare e aggiornare continuamente le competenze interne, poiché la tecnologia evolve senza sosta.
Affidarsi a partner esterni ma certificati
Seconda opzione è l’outsourcing dell’assistenza verso partner IT competenti, che oltre a disporre dell’esperienza e delle capacità giuste, possono anche impegnarsi nel rispetto di livelli di servizio sfidanti (SLA). Questa opzione, di per sé molto valida, deve però affidarsi a partner dotati di competenze, certificazioni e di un contratto specifico con l’OEM di riferimento; in caso contrario, quest’ultimo potrebbe non essere in grado di risolvere tutti i problemi e l’azienda potrebbe perdere il supporto diretto e prioritario con l’OEM stesso.
Scegliere il piano di assistenza Logitech Select
Terza ipotesi è Logitech Select, un piano di assistenza erogato direttamente da Logitech sulle proprie apparecchiature e finalizzato a fornire il massimo livello di supporto di cui le aziende hanno bisogno. I pilastri di Logitech Select sono il supporto tecnico 24/7 e la sostituzione dei prodotti in un giorno lavorativo, oltre alla gestione da remoto dei dispositivi tramite Logitech Sync, che oltre a rilevare anomalie permette di adottare un approccio proattivo, a garanzia di tempi di inattività minimi.
Il limite segnalato da Logitech su questa soluzione riguarda le aziende che, per l’allestimento tecnologico delle proprie sale riunioni, si affidano a componenti di diversi produttori. In tal caso, dovranno mantenere una linea aperta e un supporto attivo con ognuno di essi, con tutta la complessità del caso.
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