Content Service, l’evoluzione della gestione dei contenuti aziendali

Antonio Matera, RVP Sales Content Services di OpenText spiega l’evoluzione nella gestione dei contenuti aziendali passata dall’Enterprise Content Management al Content Service.

Viene descritto come un insieme di processi, strategie e strumenti che consentono alle aziende di acquisire, gestire, archiviare e conservare i contenuti. Per oltre un decennio l’Enterprise Content Management (ECM) è stato parte fondamentale dell’architettura tecnologica aziendale.

Il Content Service

Negli ultimi anni, però, le esigenze aziendali e le soluzioni di ECM sono cambiate in modo radicale. Oggi la collaborazione tra colleghi, clienti, fornitori e altri partner commerciali, insieme alla condivisione delle informazioni sono parti essenziali del business. Di conseguenza, l’ECM si è evoluto nei cosiddetti Content Service, per soddisfare a pieno le esigenze delle aziende a livello globale.

Quali sono i vantaggi dell’Enterprise Content Management?

Nato dai sistemi di gestione documentale negli anni ’90, l’ECM fu concepito per portare l’automazione nei principali processi di back-end, basati sui documenti. Si è quindi provato a creare dei repository che agissero come unica fonte affidabile. In cui i contenuti potessero essere archiviati, gestiti e recuperati, offrendo livelli di controllo e governance delle informazioni che non erano possibili in precedenza. I software di Enterprise Content Management hanno così potuto garantire a tutti gli utenti aziendali l’accesso ai dati. Sia strutturati sia non strutturati.

Il controllo dei dati

Nelle sue prime implementazioni, però, l’ECM si concentrava esclusivamente sulla tecnologia, non sui processi e sulle persone. Le aziende erano interessate a ottenere il controllo dei dati, più che a consentire alle persone di utilizzarli. Questo ha favorito lo sviluppo di sistemi eccellenti per l’acquisizione, l’archiviazione e la gestione dei contenuti, ma difficili da usare. Il problema che riscontravano le aziende era che l’ECM costringeva l’utente finale a modificare i processi per raggiungere i contenuti.

Un alleato

Per questo, molte hanno posto resistenza alla sua adozione. Utilizzandolo principalmente come sistema di registrazione, nonostante fosse un ottimo alleato per il controllo e la governance dei contenuti aziendali. Allo stesso tempo, gli utenti hanno continuato a creare nuovi contenuti sui propri sistemi preferiti, favorendo la proliferazione di silos di informazioni isolate.

Quali sono le funzionalità dell’ECM?

L’adozione dei Content Service offre alle aziende un modo nuovo di connettere i contenuti al business digitale, grazie a strumenti e strategie che responsabilizzano gli utenti finali. Rendendo più semplice lavorare e condividere i contenuti stessi. Chiunque può accedere ai documenti con le proprie applicazioni preferite. Allo stesso tempo, è possibile condividere in modo sicuro le informazioni e collaborare. Sia all’interno dell’azienda sia con i partner, grazie alle funzionalità di controllo e governance. Oggi, le aziende necessitato di applicazioni decentralizzate e leggere, facili da utilizzare ed efficaci. Le soluzioni di Content Service possono contribuire a raggiungere l’obiettivo, grazie a:

• Ampiezza delle funzionalità di gestione, acquisizione, archiviazione dei contenuti, generazione di documenti e altro ancora.
• Integrazioni profonde e immediate con le applicazioni principali, come SAP, Salesforce, SuccessFactors e Microsoft. Così da ridurre al minimo il cambiamento e fornire accesso alle informazioni sempre e ovunque.

Content Service, l’evoluzione della gestione dei contenuti aziendali

• Governance delle informazioni automatica e integrata, compresi il record management, l’archiviazione e l’eDiscovery.
• Employee experience con accesso reattivo e basato sui ruoli, ovunque e su qualsiasi dispositivo.
• Scalabilità per elaborare, in modo sicuro, il numero di oggetti necessari ogni giorno (potenzialmente fino a milioni).
• Flessibilità di gestire la soluzione ovunque, su cloud privato, hyperscaler (ad esempio Google Cloud, AWS, Microsoft Azure), cloud pubblico SaaS o di estenderla e integrarla con API cloud.

Perché le aziende hanno bisogno di un software di Enterprise Content Management?

Non si tratta di sostituire, quanto di costruire nuovi servizi di contenuto partendo da ciò che le aziende hanno già a disposizione. Secondo Gartner, l’ECM viene usato per creare, distribuire, archiviare e gestire i dati non strutturati. Analizzandone inoltre l’utilizzo per consentire alle aziende di offrire contenuti pertinenti agli utenti dove e quando ne hanno più bisogno. Una piattaforma di Content Service aiuta l’ECM a fare un passo in avanti. Un tempo l’Enterprise Content Management aveva come focus principale il controllo di come gli utenti utilizzassero le informazioni. Oggi il ruolo principale dei servizi di contenuto è offrire a quegli stessi utenti i contenuti giusti nel momento giusto.

Cosa sono i Content Service

In principio, l’ECM prevedeva che i contenuti creati all’interno dell’azienda – la sua risorsa più preziosa – dovessero essere gestiti lungo tutto il ciclo di vita. In modo da potervi accedere e utilizzarli efficacemente. Tuttavia, l’approccio tradizionale all’ECM richiedeva grandi investimenti da parte delle aziende per sistemi di content management, spesso ingombranti e complessi. In molti casi, questo si traduceva in una lenta adozione da parte degli utenti finali e in funzionalità sofisticate scarsamente utilizzate.

Come interagiscono con l’Enterprise Content Management tradizionale?

Anche oggi, i dati sono gli strumenti che abilitano i processi aziendali e, in quanto tali, sono un bene da controllare e proteggere. Inoltre, i “lavoratori digitali” di oggi vogliono poter accedere ai contenuti sempre e ovunque. Qui entra in gioco il Content Service, che offre un nuovo approccio all’Enterprise Content Management. Le cui funzionalità vengono estese alle applicazioni principali sotto forma di microservizi. Gli utenti possono così utilizzare quotidianamente i servizi di cui hanno bisogno. Mentre la piattaforma di Content Service lavora in background per fornire il miglior livello di controllo e sicurezza, tipico dell’ECM.