VOIspeed, comunicazione e collaboration integrate

VOIspeed è una soluzione evoluta che consente di semplificare il lavoro quotidiano, grazie a numerose funzionalità per la comunicazione e la collaboration integrate.

Oggi, le aziende chiedono con sempre maggiore insistenza la possibilità di lavorare in modo dinamico, aperto e fluido. L’approccio “monolitico” alla routine di business appartiene ormai al passato. Pandemia, lockdown e conseguente uso di sistemi alternativi per operare in mobilità e da casa hanno evidenziato che un nuovo modo di lavorare è possibile!

Lo testimoniano i dati globali e quelli nazionali. I dati dell’Osservatorio Smart Working indicano che gli smart worker in Italia sono circa 4 milioni e nel post pandemia cresceranno dell’8%. Nel corso del 2021 con l’avanzamento della campagna vaccinale è progressivamente diminuito il numero degli smart worker. Questo graduale rientro in ufficio non segna in generale un declino dello smart working. Al contrario al termine della pandemia le organizzazioni prevedono un aumento degli smart worker rispetto ai numeri registrati a settembre.

Lo smart working rimarrà o sarà introdotto nell’89% delle grandi aziende, dove aumenteranno sia i progetti strutturati sia quelli informali. Nel 62% delle PA, in cui prevalgono le iniziative strutturate ma anche molta incertezza sul futuro. Nel 35% delle PMI, fra cui prevale un approccio informale (22%) ed è forte la tendenza a tornare indietro. Le modalità di lavoro in smart working torneranno ad essere ibride, alla ricerca di un miglior equilibrio fra lavoro in sede e collaboration distanza: nelle grandi imprese sarà possibile lavorare a distanza mediamente per tre giorni a settimana, due nelle PA.

VOIspeed, comunicare e collaborare

Abilitare i propri dipendenti a un lavoro fluido e “da ovunque” passa necessariamente dalla disponibilità di strumenti evoluti e sicuri, dall’abbattimento dei cosiddetti silos operativi e dalla possibilità di mantenere in costante dialogo team, professionisti, colleghi e clienti.

All’atto pratico, lavorare in modo “smart”, oggi, significa poter disporre di tutto ciò che occorre per la massima produttività, sia che si lavori dall’ufficio, sia che ci si trovi in mobilità, a casa o dai clienti. Una piattaforma di comunicazione e collaboration moderna deve necessariamente consentire l’accesso agli strumenti di lavoro, senza porre vincoli o limiti ai dipendenti.

Scegliendo VOIspeed, le aziende possono dotarsi di uno strumento di lavoro altamente integrato e versatile. La soluzione offre scalabilità e granularità delle impostazioni, facilmente accessibili attraverso la dashboard unificata. Da qui, gli utenti possono gestire telefonate, chat, audio e videochiamate e conferenze.

Un nuovo modo di concepire la telefonia

Questo pacchetto consente di svecchiare il classico centralino, abilitando un nuovo modo di concepire la telefonia. Può infatti essere eseguito su differenti tipologie di telefoni (inclusi softphone, telefoni fissi, cordless e smartphone), per abilitare una gestione della telefonata semplice e trasparente. L’interfaccia utente è di facile interpretazione e permette un uso immediato da parte dei dipendenti, il tutto con una minima formazione preventiva.

L’applicazione per desktop e mobile permette di avviare chiamate, effettuando attività di routine con un solo click (mettere in attesa, trasferire, registrare le telefonate).

Per massimizzare la produttività e la collaboration, il sistema consente di avviare proficue sessioni di conference e chat, mostrando in tempo reale lo stato di disponibilità e presenza dei colleghi. La rubrica centralizzata e la possibilità di gestire un’agenda condivisa semplificano di molto le attività giornaliere.

Collaboration e integrazione totale

Un ambiente di business efficiente è quello dove le informazioni sono facilmente reperibili. Per questo, VOIspeed integra al suo interno un mini-CRM che permette all’utente di avere a disposizione, in un unico strumento e in qualsiasi momento, le principali informazioni aziendali.

VOIspeed, come funziona?

Per realizzare una infrastruttura realmente innovativa e capace di assecondare sviluppo ed evoluzioni nel tempo, l’azienda ha introdotto la tecnologia Atom, che rappresenta il nucleo stesso di VOIspeed UCloud.

Questo approccio ha consentito di generare una soluzione di telefonia totalmente cloud con un PBX distribuito, sia dal punto di vista della gestione delle macchine, sia per quanto riguarda i servizi.

Atom consente di gestire come processi a se stanti le risorse telefoniche e il sistema UCloud per ciascuna azienda che ne fa uso. Questi componenti dialogano in modo sincronizzato con il sistema telefonico VOIspeed, il configuratore WEB, il motore telefonico e il DB. Pur essendo distribuiti in siti differenti, tutti gli elementi operano in modo coordinato, grazie a un controllore di processi sviluppato ad hoc.

Il vantaggio principale di un simile approccio è dato dalla robustezza generale dell’infrastruttura, che assicura resilienza, continuità di servizio e gestione centralizzata. Il comportamento dell’intero sistema, visto da fuori, richiama quello di una piattaforma on premise, poiché tutte le attività telefoniche sono elaborate come se fossero residenti su una macchina dedicata.

VOIspeed UCloud, collaboration a 360°

VOIspeed UCloud è il risultato di anni di sviluppo e progettazione, un percorso che ha reso possibile distribuire la prima soluzione di telefonia cloud peer-to-peer. L’infrastruttura cloud è stata messa a punto per soddisfare i requisiti specifici del servizio telefonico. Ci troviamo di fronte a un vero e proprio sistema di distribuzione di servizi e processi; niente di più lontano dal vecchio concetto di centralino telefonico!

UCloud si basa su una concezione olistica e consente il dialogo diretto tra tutti gli elementi e i servizi integrati. Tali componenti interconnessi sono stati creati appositamente per lavorare in modo indipendente, mantenendo un elevato grado di coerenza tra gli stati delle singole istanze. Il risultato è un impianto funzionale organizzato e ridondato. Per raggiungere gli obiettivi prefissati, tecnici e ingegneri TeamSystem Communication hanno lavorato per rivoluzionare il consueto approccio al sistema telefonico. Il sistema è opportunamente manutenuto e organizzato da due servizi centrali: In.Ge. e Ser.I.

La prima componente si occupa di gestire l’interfacciamento fra il DB centrale delle installazioni, le macchine adibite al funzionamento dei PBX, dei DB e dei configuratori dei singoli centralini e il BE di accesso alla loro amministrazione.

La seconda è studiata per interfacciare le singole installazioni con le UI degli utenti che le compongono e con gli ambienti di sviluppo per i system integrator di terze parti.

Funzionalità evolute future-proof

Grazie all’attenta programmazione, VOIspeed offre oggi numerose funzioni, ideali per soddisfare la maggior parte delle esigenze d’impresa. Il sistema consente una avanzata gestione degli utenti e dei gruppi di risposta.

Collaboration fluida anche da mobile

Come anticipato, le possibilità di intervento e personalizzazione sono numerose. Potremo, per esempio, generare interni telefonici fino a sei cifre, oppure, modificare a piacimento il numero in uscita, definendo black e white list per i prefissi in uso. È possibile gestire una casella vocale personale con Voicemail, così come creare e definire utenti in sequenza, per installazioni massive e tramite importazione di file di elenco.

VOIspeed può inoltre orchestrare linee telefoniche tradizionali e risponditori automatici multicanale (IVR). È previsto il supporto completo di linee tradizionali tramite gateway (FXO e ISDN), della selezione passante (DDI) e di linee multi-numero (MSN). Sono supportati fino a 30 accessi base (BRI) e fino a 4 accessi primari (PRI), oltre ad architetture multilinea analogiche con registrazione di tutte le chiamate per linea.

Il sistema è accessibile tramite una interfaccia software dedicata, che offre reportistica PBX e analisi chiamate, rubrica centralizzata di sistema, avviare videoconferenza tra interni ed esterni e chat.

L’applicazione TeamSystem Communication supporta il Least Cost Routing, o LCR. Si tratta della funzione di pre-instradamento di chiamata per la selezione dell’operatore. Beneficiando di tale funzione, la piattaforma, in base al prefisso nazionale e geografico del numero chiamato, è capace di selezionare automaticamente l’operatore che, secondo specifici criteri di qualità e costo, rappresenta la scelta migliore verso cui instradare la comunicazione.

VOIspeed, il centro delle comunicazioni d’impresa

VOIspeed può essere facilmente integrato in molteplici scenari operativi. Indipendentemente dalle esigenze tecniche e funzionali delle imprese, questa struttura può diventare il centro nevralgico delle comunicazioni e della collaboration aziendale.

Non parliamo più, solo di centralino telefonico, ma di un aggregatore multifunzionale che potenzia le capacità del team. Oltre alla gestione chiamate e possibile definire e gestire completamente sessioni personalizzate di videochiamata e videoconference. Per una comunicazione rapida e diretta è consentita l’interazione tramite chat, uno strumento che certamente favorisce il dialogo fluido da colleghi e collaboratori, soprattutto tra le nuove generazioni di professionisti (Millennials – Gen Z).

Ma VOIspeed è tanto altro ancora, incluse le possibilità di avviare chiamate multiterminale da telefono, computer o mobile e click-to-call direttamente dal software, sincronizzare rubrica e anagrafiche, creare servizi di supporto personalizzati, realizzare strumenti avanzati per call center, gestire codici personalizzati per riconoscimento chiamate

La piattaforma permette di utilizzare le linee telefoniche tradizionali (ISDN, analogiche, GSM) ottimizzando la qualità della voce e garantendo stabilità alle comunicazioni.

Nel caso di linee convenzionali preesistenti, VOIspeed UCloud consente la comunicazione fra la sede dell’azienda o dell’ufficio. In questo caso, la funzione del centralino in cloud è quella di avviare la segnalazione necessaria ad avviare la chiamata o a gestire il suo instradamento.

In una simile situazione è così possibile beneficiare di un apparato avanzato ma con una minima occupazione di banda; il tutto senza la necessità di connettività aggiuntive dedicate alla telefonia.

Non sussiste, inoltre, alcun obbligo di passaggio al VoIP o l’obbligo di effettuare ulteriori passaggi di numerazione verso altri operatori telefonici.

VOIspeed UCloud migliora anche la gestione delle chiamate fra interni. Diversamente dalle soluzioni concorrenti, per questo genere di attività non sarà infatti necessario instradare il traffico voce attraverso Internet. La comunicazione audio/video fra i telefoni degli interni ed il centralino in cloud è limitata alla sola segnalazione necessaria ad avviare la chiamata o a gestire il suo instradamento. La comunicazione vera e propria rimane confinata nella sede di competenza, evitando così di occupare banda.

Far evolvere la comunicazione e la collaboration aziendale

Nel caso si debbano gestire sedi remote o utenti remoti è possibile orchestrare ogni attività da un unico centralino UCloud. Ciascuna sede sarà distinguibile dalle altre, tramite la separazione in reparti, e continuerà ad utilizzare le proprie linee locali.

Uno dei principali vantaggi deriva dal fatto di avere una sola struttura logica da manutenere. La medesima, permette inoltre una facile condivisione della rubrica e dello stato di tutti gli interni. La soluzione centralizzata consente, poi, di utilizzare linee telefoniche unificate, gruppi di risposta misti e di creare regole di instradamento su misura.

Se si dispone di linee telefoniche VoIP, il centralino UCloud è utilizzato quale accentratore del traffico telefonico. Le telefonate in ingresso e in uscita da/per la sede di riferimento sono veicolate attraverso la connessione della sede, da/verso il centralino VOIspeed UCloud. In questo modo è possibile inoltrare le segnalazioni e il traffico voce verso l’operatore VoIP in uso.

Che si disponga di una infrastruttura aggiornata, o meno, la soluzione TeamSystem Communication VOIspeed è in grado di assecondare le esigenze specifiche di comunicazione. L’architettura innovativa e scalabile è adattabile ad ambienti di business di ogni dimensione e favorisce l’interscambio di informazioni e una gestione integrata, a tutto vantaggio della produttività e del business d’impresa.