Unified communication & collaboration, la nuova comunicazione aziendale

Tra le innovazioni che ha portato con sé l’affermazione dello smart working quale opzione di lavoro regolamentata, c’è l’adozione della Unified Communication & Collaboration (UC&C). Adottata per soddisfare la necessità di comunicare e organizzare riunioni quando le disposizioni normative impedivano gli incontri in presenza, la Unified Communication & Collaboration ha potuto dimostrare il suo valore e la sua efficacia. In generale, l’avvicinamento delle imprese alle UC&C è iniziato già prima, complici i numerosi vantaggi offerti da questa piattaforma e le possibilità di integrazione offerta. Oggi, si può ben dire, questi meccanismi di comunicazione e condivisione flessibile rendono più facile e veloce il lavoro quotidiano.

I numeri dell’Unified Communication & Collaboration

L’Osservatorio del Politecnico di Milano stima il numero di lavoratori in smart working in Italia attorno ai 4,4 milioni (erano circa 700.000 unità prima della pandemia), il ricorso alla UC&C non permette solo di mantenere un contatto diretto e continuativo tra il management e i dipendenti, ma consente anche di ridefinire gli spazi aziendali potendo dar vita a nuovi workspace, dove prevale la condivisione rispetto alle postazioni personali. Sempre secondo l’Osservatorio del Politecnico, il 55% delle grandi aziende e il 25% delle pubbliche amministrazioni già lo scorso anno avevano avviato interventi di modifica degli spazi dell’organizzazione per adattarli al nuovo modo di lavorare. Nella maggior parte dei casi i progetti non prevedevano interventi sulle dimensioni ma sull’organizzazione degli ambienti di lavoro, solo il 33% delle grandi aziende aveva l’obiettivo di ridurre gli spazi.

Globalmente, Statista indica che l’UC&C ha generato un giro d’affari 38,9 miliardi di dollari nel 2019 e 47,2 miliardi di dollari nel 2020, con una crescita del 29%. Il mercato è previsto ancora in crescita, ma in modo un po’ più attenuato: alla fine del 2023 si dovrebbero raggiungere i 48,3 miliardi di dollari. In pratica, il mercato dell’UCC dovrebbe avere un andamento che ricalca quello dei lavoratori in smart working.

Dal canto suo, Grand View Reasearch suddivide il giro d’affari attribuendo circa il 50% del mercato delle Unified Communication alle aziende, il 25% alla Pubblica amministrazione, il 12% alla sanità, il 10% all’education e la restante percentuale a un generico altri.

Abbattere ogni limite geografico

Ricorrere alla Unified Communication & Collaboration è sicuramente un ottimo modo per consentire a persone fisicamente distanti di comunicare e collaborare in tempo reale. Scopo dell’UC&C è infatti di migliorare la connessione tra le persone e la loro produttività. Per raggiungere questo risultato, i diversi metodi usati nelle singole soluzioni di comunicazione unificata (UC) e di collaborazione sono integrati tra loro, rendendoli disponibili all’interno di un’unica interfaccia.

Così facendo, si semplificano notevolmente le interazioni tra i dipendenti aziendali. E questo, indipendentemente da dove si trovano. Non esistono praticamente più limiti nell’organizzare di riunioni o presentazioni, perché si possono tenere nei momenti più comodi a tutti gli invitati, i quali possono partecipare ovunque siano, purché, ovviamente, abbiano la possibilità di connettersi a Internet.

Questo offre alle aziende un’importante opportunità, ovvero di abbattere ogni limite geografico e quindi assumere talenti anche se vivono o abitano in una zona remota o molto distante. Se necessario, si può arrivare anche ad assumere persone che si trovano in altri continenti. I rapporti di lavoro saranno tenuti attraverso la Unified Communication & Collaboration, colmando la distanza fisica attraverso i contatti virtuali.

La continuità del servizio

Un concetto alla base dell’UC&C è la continuità del servizio. Questo significa che all’interno di una singola sessione, si può passare senza soluzione di continuità da un tipo di comunicazione a un altro, sia che si usi un computer desktop, un laptop, uno smartphone o un tablet. Questa è una caratteristica tipica della comunicazione unificata.

La tecnologia alla base della UC facilita l’integrazione di software che supportano sia le comunicazioni in tempo reale (RTC), come Voice over IP (VoIP), sia le comunicazioni asincrone, come la chat, in modo che l’utente finale abbia un accesso facile e immediato a tutti gli strumenti pertinenti in un ambiente coerente, da qualsiasi luogo fisico e dispositivo digitale. Per consentire la UC&C, molte delle offerte attuali includono (o addirittura si basano su) strumenti di collaborazione in team, che hanno flussi di lavoro incentrati sulla messaggistica e funzionalità collaborative come la condivisione di file in tempo reale e la possibilità di prendere note.

La nuova frontiera: l’Unified Communication as a Service

Dato che sempre più spesso le proposte di Unified Communication & Collaboration si basano su software e servizi forniti tramite cloud si inizia a usare la dizione di Unified Communication as a Service (UCaaS) per indicare appunto una proposta di servizi e applicazioni di comunicazione e collaborazione nel cloud. Nell’accezione attuale, le tre principali aree di funzionalità coperte dalle soluzioni UCaaS sono voce/VoIP, conferenze audio e video e messaggistica istantanea/chat. Molti fornitori includono però anche funzioni di collaborazione di gruppo, come la condivisione dello schermo o la modifica dei documenti in tempo reale.

Le opportunità di un settore in evoluzione

Il mercato dell’Unified Communication & Collaboration non è più una nicchia ma una concreta realtà che è entrata a far parte delle strategie aziendali. Proprio per questo offre notevoli opportunità di business. Per capire come sfruttarle entriamo un po’ più nel dettaglio delle principali funzionalità del vasto sistema della UC&C. Queste possono essere sostanzialmente riunite in gruppi in base al tipo di applicazioni, tecnologie e funzioni di condivisione, comunicazione, scambio di informazioni e dati. Così facendo possiamo ricavare sei principali gruppi che delineano l’ecosistema di UC&C:

• Social Instant Messaging (IM): è la comunicazione sincrona e immediata che si attiva tramite chat e SMS, con condivisione di documenti in tempo reale in sicurezza e in conformità con le normative sulla privacy.
• Collaboration e conferencing: comprende i servizi di web conference audio e/o video, voice mail, condivisione del desktop, formazione a distanza interattiva, spazi virtuali di co-working, Webcast e così via.
• File sharing in cloud: sono i sistemi per la condivisione documentale e multimediale (audio e video), la collaborazione, lavagne interattive e così via.
• Comunicazione voce: può essere tradizionale o VoIP, oppure composta da soluzioni PBX di nuova generazione. Il vecchio centralino telefonico si è evoluto ed è diventato un servizio Web, aggiungendo e integrando vari altri servizi.
• Mobilità: attraverso app dedicate è possibile estendere il sistema UC&C a dispositivi mobili (smartphone, tablet, notebook, convertibili).
• Unified Messaging (UM): sono soluzioni che integrano e-mail, SMS, fax e voce. Sempre più spesso con l’aggiunta di funzioni evolute.

Come si vede, si tratta di un mix di hardware, software e servizi alla base del quali troviamo un fattore comune, la connettività.

Sono molti i vendor hanno offerte per l’UC&C perché la strada è segnata e la comunicazione aziendale (ma non solo) ha imboccato una nuova direzione basata principalmente sui servizi Web. Prova ne è che anche il centralino telefonico oggi viene gestito tramite Internet e non prevede più nessun tipo di hardware. Questa evoluzione, ma in generale tutta la UC&C, sta facendo convergere esigenze tipiche delle telecomunicazioni e dell’informatica, offrendo nuove opportunità per rivenditori e installatori. I vendor hanno predisposto svariati programmi in modo da favorire l’acquisizione delle competenze adeguate per cogliere tali opportunità. Sta nei partner decidere la strada da seguire, ma con la certezza di non essere mai lasciati soli. I vendor, infatti, assicurano la loro presenza in ogni occasione in cui sia necessario un supporto per avviare un progetto.