Canon: la gestione documentale al centro della continuità operativa

Avere accesso rapidamente a un documento tra i tanti presenti negli archivi cartacei delle nostre aziende, estrapolarne le informazioni sensibili e renderle accessibili alle persone preposte ad avviare il flusso approvativo, il tutto accelerando i processi interni senza compromettere la sicurezza, l’integrità e l’originalità delle informazioni gestite.

E’ uno dei tanti esempi di cosa significhi per un’azienda poter contare su un approccio strutturato alla gestione delle informazioni: agilità di business con un incremento della produttività nel lungo periodo, ma soprattutto continuità operativa in una fase come quella attuale che vede intere funzioni aziendali lavorare da remoto.

Mai come in questo momento diventa, quindi, centrale per le aziende non solo avere accesso alle informazioni – che siano originate già in digitale oppure acquisite da supporti fisici – in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, ma anche saperle gestire lungo il loro ciclo di vita in azienda, adottando processi standardizzati, interoperabili, sicuri, oltre che compliant con le normative, per assicurare la continuità di business.

Canon ha da tempo sviluppato un’offerta nell’ambito dell’Information Management che spazia dalla fase di acquisizione delle informazioni – ad esempio con la scansione documentale o l’acquisizione di immagini – alla loro gestione digitale per arrivare infine all’output fisico con il processo di stampa.

Una proposta a valore per la gestione delle informazioni che ha come motore l’innovazione tecnologica, pervasiva nelle soluzioni Canon, e come obiettivo quello di rendere efficienti e produttive le aziende attraverso tre direttrici chiare: modello “as service” reso possibile dal cloud che permette di gestire le informazioni – qualunque sia la loro volumetria – in base all’uso effettivo che se ne fa, allocando dinamicamente le risorse con evidenti risparmi in termini di costi aziendali; spinta alla semplificazione dei sistemi con interfacce user-friendly e interattive; e approccio di sistema, ovvero gestendo il ciclo di vita dell’informazione in un processo integrato e interoperabile in cui fisico e digitale dialogano.

Ma c’è di più. Il percorso tracciato da Canon nella sua mission tesa a sostenere efficienza e crescita sostenibile per le aziende, accompagnandole nel loro percorso di digitalizzazione e ottimizzazione dei processi di business, è improntato alla gradualità e alla personalizzazione dell’offerta in base alle specifiche esigenze dei clienti.

Il primo passo di questo percorso è rappresentato dalla suite SMARTAPP, un portfolio di applicazioni semplici, di immediato utilizzo e dal costo contenuto, che si inserisce nella più ampia strategia Workspace Collaboration che Canon sta portando sul mercato per supportare ogni realtà nel proprio percorso di crescita digitale.

Si tratta di un vero e proprio “starter kit” preconfezionato, realizzato per gestire i documenti aziendali in mobilità e in totale sicurezza, integrandoli con qualsiasi tipo di sistema aziendale, sia esso on premise, SaaS/PaaS basati su cloud o in ambiente ibrido. Stampa da Cloud o da device mobili, flussi di scansione avanzata, semplici workflow approvativi e firma digitale sono solo alcuni degli esempi di cosa le applicazioni Canon consentono di fare alle aziende che hanno necessità di iniziare rapidamente a digitalizzare alcuni processi aziendali.

Un livello successivo, nel caso di esigenze più complesse da parte di aziende che hanno già una maturità digitale, è rappresentato dalla creazione di piani strategici più strutturati in cui, grazie alle tecnologie Canon, è possibile ridisegnare e rendere il flusso di gestione documentale più lineare.

Il tutto con l’obiettivo di offrire una proposta che si integri perfettamente con le infrastrutture tecnologiche già adottate dai clienti così da ottimizzare gli investimenti già in essere e far leva sulle competenze acquisite.

E il tema delle competenze resta centrale nell’offerta tecnologica di Canon sempre più impegnata nel portare all’interno ma anche all’esterno, ovvero a clienti, conoscenza tecnica avanzata sulle proprie soluzioni software e hardware.

L’evoluzione dell’offerta Canon è tesa a rispondere ai bisogni dei propri clienti, proponendo una sempre maggiore integrazione tra tecnologie emergenti, come intelligenza artificiale e blockchain, con il portafoglio tradizionale.

Lo sforzo in tal senso si traduce nell’offerta delle soluzioni per l’information management: un passo ulteriore per automatizzare processi – come ad esempio la catalogazione automatica delle informazioni -, rendendo la digitalizzazione un’opportunità per liberare risorse dedicandole ad attività a maggiore valore, puntando all’efficienza.